Rådsmøde 24 08 2023
Til stede: Agnete Langgård, Anders Gam Larsen, Anne Olofson, Bodil Skodstrup, Ellen Hansen, Finn Vejlgaard, Janne Veik, Mette Kitchell, Niels Borby Hansen (gik efter pkt. 2), Ole Holten-Andersen, Sarah Bach la Cour (gik efter pkt. 6), Thomas Jakobsen, Clara Fasting Prebensen (medarbejderrepræsentant), Helle Sørup Bavnhøj (sekretær)
Gæster: Lennart Dose og Claus Nebelin (i pkt. 2)
Afbud: Bjørn Schaumburg-Müller, Tina Nedahl Harne
Dagsorden
1 Godkendelse af dagsorden
MR besluttede at udskyde pkt. 4, pkt. 7 og pkt. 8.
2 Rådgiver fra Fogh og Følner
FF præsenterer revideret projektforslag på baggrund af vores tilbagemelding på præsentationen fra mødet i juni.
Fra FF deltog: Lennart Dose og Claus Nebelin
3 Fastlæggelse af dato for eventuelt ekstraordinært MR-møde
Fogh og Følner fremlægger projektforslag på næste MR-møde, den 20. september. Forslaget skal godkendes (eller forkastes) med deadline d. 29. september. I den forbindelse kan der blive brug for et ekstraordinært MR-møde. FU foreslår, at det bliver d. 25. september.
Der er møde i byggeudvalget fredag den 15.09.2023. Her ses der på byggeprojektet. Mødet er åbent for hele menighedsrådet og medarbejdere. Det afholdes på Skjulhøj Allé kl. 15.30.
Ekstraordinært menighedsrådsmøde afholdes mandag 25.09.2023 kl. 19 på Skjulhøj Allé. Dagsorden: Vedtagelse af byggeprojekt. Mødet aflyses, hvis endelig beslutning om byggeprojekt vedtages på det ordinære møde 20.09.2023
4 Adfærdskodeks for menighedsråds behandling af personoplysninger som led i sognepleje. Vedr. GDPR.
I forbindelse med kirkens aktiviteter kommer vi i besiddelse af personoplysninger. Menighedsrådet er ansvarligt for behandlingen af personoplysningerne; for at de bliver opbevaret og slettet korrekt. Det skal det enkelte MR udarbejde procedurer for.
Kirkeministeriet har i samarbejde med Landsforeningen af menighedsråd udarbejdet ovenstående adfærdskodeks.
FU anbefaler at MR tiltræder kodekset, og der udarbejdes procedurer for systematisk kontrol af opbevaring og sletning af oplysningerne. Adfærdskodekset er bilag til mødet.
Udskydes.
5 Godkendelse af 2. kvartalsrapport 2023.
4 bilag vedlagt. Der er ingen specielle kommentarer til rapporten. FU anbefaler, at MR godkender.
Kvartalsrapport for 2. kvartal 2023 blev godkendt.
6 Økonomi og brand
Orientering og drøftelse om økonomi i relation til udgifter til genhusningshusleje og midlertidig kirke.
Finn Vejlgaard deltager som provst i dette punkt.
FV gjorde MR opmærksom på, at MR har midler i kirkekassen, som er givet til diverse anlægsprojekter. Disse anlægsprojekter er ikke aktuelle, da kirken er brændt. I alt 940.000 kr.
FV foreslår at disse penge overføres til en særskilt bankkonto, og at MR søger om at bruge disse penge til etablering af midlertidig kirke.
Dertil har Budgetudvalget i stiftet bevilliget 500.000 kr.
PU har besluttet, at Hyltebjerg K beholder ”normalt” budget.
Der er formodentlig besparelser på: el i kirken, varme i kirken, kirke-kulturmedarbejder. I alt ca. 500.000 + anskaffelser ca. 200.000 kr. FV mener i alt ca. 780.000. Det kan ikke dække både drift af midlertidig kirke og udgifter til genhusning. MR bør overveje, hvornår lokalerne på Skjulhøj Alle kan undværes.
FV informerede om, at provstikontoret flytter til et fælles kontor, som etableres sammen med andre provstier.
MR besluttede at sende ny ansøgning til Kirkeministeriet om dækning af genhusning og drift af midlertidig kirke.
7 Ønsker til aktiviteter 2024
Vi besluttede på sidste MR-møde, at medlemmerne skal sende ønsker til aktiviteter i 2024 til FU. FU foreslår, at der nedsættes en pulje på 50.000 fra budgettet til aktiviteter. FU foreslår, at alle (i sognet) skal kunne sende forslag til FU, som tager stilling til dem. Ved tvivl tages forslag op på et menighedsrådsmøde.
Udskydes
8 Ansøgning om fondsmidler
Fonde giver i stor stil støtte til sociale og kulturelle formål og til grøn omstilling. Ca. halvdelen af alle fondsmidler, der deles ud i Danmark, går til offentlige projekter.
Menighedsrådet skal drøfte og evt. tage stilling til, om vi skal søge fondsmidler i forbindelse med genopbygningen.
Hvis MR beslutter at det er en god idé, skal der nedsættes et udvalg.
Udskydes
9 Nyt fra ansættelsesudvalget
Ansættelsesudvalget foreslår at forlænge Michael Bechs kontrakt til d. 01.07.2024.
MR besluttede at forlænge Michael Bechs kontrakt som kirketjener frem til 30.06.2024. Arbejdstiden øges til 37 t/uge fra 01.09.2023.
10 Nyt fra udvalg for midlertidig kirke
Projektet er klar fra arkitekten (Svalebæk). Om en måneds tid er der udbudsmateriale klar.
Loftshøjde: 330 cm.
Kirkefondet er velvilligt indstillet over for at støtte projekt midlertidig kirke.
Udvalget bedes drøfte: Hvilke aktiviteter kan den midlertidige kirke bruges til.
11 Nyt fra byggeudvalg
12 Orienteringer fra formand, kirkeværge, kasserer, kontaktperson, andre
13 Punkter til kommende møder
Vejledning om kirkekunst Mikael Wivel
Ny regnskabsinstruks skal vedtages (inden revisors kasseeftersyn)
GDPR. Adfærdskodeks for menighedsråds behandling af personoplysninger som led i sognepleje. Vedr. GDPR.
Ønsker til aktiviteter 2024
Ansøgninger om fondsmidler
14 Eventuelt
OBS: Næste møde begynder kl. 18.00 og afholdes i Vanløse Kirke.
Protokollen blev underskrevet.
Mødet sluttede 22.21
